Какие преимущества документооборота в архитектурном бюро?

В гостях у архитектурного бюро R1 | GMK

В рабочем офисе каждый должен выполнять какое-то действие для достижения ожидаемого результата — как в хорошо выстроенной шестеренке, где каждая маленькая деталь выполняет свою функцию в нужное время. Однако в среде с большим количеством людей эта сложная система может сбивать с толку, поэтому были разработаны некоторые стратегии управления, облегчающие повседневную работу офисов.

Это случай рабочего процесса , который представляет собой графическое представление всех этапов производственного процесса и бизнес-плана. Эта организационная схема должна показывать, когда следует выполнять каждую роль и кто за нее отвечает. Рабочие процессы могут быть либо ручными, либо автоматическими, либо, чаще, их комбинацией. Очень хорошо, не правда ли?

Ниже мы подробнее поговорим об этих преимуществах, а также о том, как вы можете построить рабочий процесс в офисе. Читайте дальше!

Преимущества рабочего процесса

Как насчет очень простого решения, которое принесет многочисленные преимущества всем сотрудникам архитектурного бюро ? Оцените его преимущества!

Стандартизация коммуникации

Рабочий процесс разработан с использованием определенных форм. Например, треугольники для фазы создания и квадраты для действий по работе с клиентами. Эти детали могут показаться мелкими, но визуально они позволяют каждому понять, что делать в суете повседневной жизни.

Интеграция команды

В любом офисе могут возникать трения в отношениях между сотрудниками. Часто эти проблемы возникают по причинам, которые очень легко решить, например, четкое понимание роли каждой из них в оргтехнике офиса. Благодаря разработанному и доступному каждому рабочему процессу каждый сотрудник осознает, что он является неотъемлемой частью команды, и понимает роли всех коллег.

Ясность ожиданий клиентов

Когда рабочий процесс состоит из множества этапов, как в случае с архитектурной фирмой, может случиться так, что информация будет потеряна в ходе всех операций. Благодаря рабочему процессу каждому легче понять, чего ожидает заказчик в отношении конечного результата этого проекта.

Архитектурное бюро DOM4M – проекты домов и коттеджей | Ремонт и Дизайн интерьера

Как построить рабочий процесс

В концепции рабочего процесса нет ничего нового. Первая идея создания блок-схемы возникла в XIX веке для применения в железнодорожном машиностроении.

С тех пор стратегия оптимизации сильно изменилась вместе с эволюцией работы в обществе. Чтобы собрать поток , нужно сначала четко понять, какова конечная цель этой работы. Оттуда можно будет провести путь, необходимый для его достижения.

Схема рабочего процесса

Краткое изложение, составление бюджета, исследование тенденций, дизайн презентации и сборка — вот некоторые примеры функций, которые могут быть включены в рабочий процесс архитектурного бюро.

В дизайне должно быть указано, кто будет нести ответственность за каждый из них и на каком этапе производственного процесса это должно быть выполнено. Здесь помните, что действия могут быть одновременными или нет, но поток должен прояснять информацию.

Рабочий процесс представлен стандартизированными фигурами в зависимости от функции. Вы можете создавать собственные в программном обеспечении для дизайна или импортировать готовые шаблоны со специализированных веб-сайтов.

Технологии в вашу пользу

Рассмотрите возможность автоматизации рабочего процесса в офисе, улучшения распределения задач и управления процессами. Это, безусловно, добавит гибкости распорядку дня специалиста по интерьеру, который обычно выполняет несколько функций в своей повседневной жизни.

Стоит помнить, что технологии меняют способ нашей работы и даже создают новые рабочие места. По данным консалтинговой фирмы Mckinsey , к 2030 году 375 миллионам рабочих по всему миру и более 30% от общей численности рабочей силы США придется сменить работу или значительно повысить свою квалификацию.

В другом исследовании McKinsey подсчитано, что 50% действий, выполняемых в настоящее время сотрудниками, можно автоматизировать с помощью уже существующих и проверенных технологий. Однако на самом деле только 10% этих задач автоматизируются со скоростью более 90%.

 

Офис архитектурное бюро Lofting, автор Архитектурное бюро LOFTING, конкурс "лучшее пространство в artplay" | PINWIN - конкурсы для архитекторов, дизайнеров, декораторов